étaient présents :

• Miguel Ross
• Colin Hutcheson
• Sylviane Bonnet
• Charles Edouard Chevrier
• Sébastien Duthil
• Daniel Pascot
• François Pelletier
• Benoit Vezina

1 - Validation des rôles et tâches de secrétaire et trésorier

Sylviane lit les passages de la charte relatifs aux secrétaire et au trésorier et fait un compte rendu de la mise à jour du registre des entreprises et de la déclaration des revenus : les formulaires ont été complétés de leur mieux par Colin et Sylviane. Le registre des entreprises est en cours de traitement et la déclaration de revenu sera acheminée au ministère du revenu dès demain le 24 aout.

Sylviane propose de rédiger un “guide” pour remplir le plus facilement possible ces formalités administratives annuelles et obligatoires et de l'inclure au wiki du CA.

2 - Sylviane propose de mettre la charte sur le wiki du CA

3 - on discute de la diffusion du procès verbal de la dernière AGA (11 juin 2016) . Il faut distinguer la diffusion qui n'a d'autre but que d'informer les membres de ce qui s'est dit à l'AGA et l'adoption des décisions qui se fera lors de l'AGA suivante. Donc, on procèdera à la diffusion simple du PV et on annexera un récapitulatif des membres du CA actuel.

4 - petite caisse : Colin fait remarquer que, normalement, la petite caisse ne doit contenir qu'une centaine de dollars et ne doit servir qu'à payer de menues dépenses (inférieures à 100 $). Actuellement, explique Daniel, le problème est moins dans les dépenses que dans les rentrées d'argent (cotisations) qui sont difficiles à gérer dans Linuq et pour lesquelles on a utilisé la petite caisse d'où le montant substantiel qu'elle contient (280 $) Ce problème sera probablement amoindri suite à la solution proposée par Miguel pour les cotisations.

5 - gestion des cotisations

plus de 40 % des membres paient par Paypal donc il faut conserver ce compte même si il y a quelques frais annexés. Pour l'argent comptant, Miguel propose de ramener le coffret acheté l'an dernier et de le mettre avec le matériel de LInuq au Centre Saint-Louis de France ainsi qu'un carnet de reçus. Si l'on reçoit une cotisation, on met le montant comptant dans le coffre et on émet un reçu au cotisant. Le trésorier relèvera l'argent du coffre le plus fréquemment possible.

N o us reversons à la ville notre participation à chaque année, vers le mois de juin, après avoir transmis le montant de nos cotisations. Colin va voir avec Gabriel Cossette à qui il faut s'adresser pour les relations avec la Ville de Québec. (coordonnées en attente) Chaque fois qu'un membre du CA reçoit une cotisation, il devra mettre à jour la liste des inscriptions sur le wiki du CA. Le secrétaire sera responsable de s'assurer que la mise à jour est faite.

6 - compte Acanac : on essaie de trouver une solution pour payer le compte Acanac sans utiliser la carte de crédit personnelle du trésorier… La réponse d'Acanac est négative - il ne se sert pas de paiements Paypal il faudrait continuer à réflêchir Même si il y a des frais récurrents, on a de quoi les payer. Également, on peut demander à Desjardins une subvention en tant que entreprise à but non lucratif qui couvrirait des frais de fonctionnement. Colin se propose pour regarder comment demander une subvention.

7 - Charles Edouard propose de se renseigner chez Acanac de combien augmenterait notre compte pour une augmentation de débit à 25 MB.

8 - Daniel Pascot va s'assurer que le wifi est fonctionnel au local St-Louis de France pour la formation Ipad demandée par la Ville de Québec

9 - prochains ateliers : normalement, on doit prévoir un mois à l'avance les ateliers qui vont se dérouler le mois suivant. Étant donné la préparation de la JLL et de la semaine du LL qui occupe beaucoup les membres du CA, nous programmons uniquement la première séance d'ateliers de Linuq (séance du 1er octobre) : 2 ateliers parallèles : 1 - installation débogage 2- présentation de “Rawtherapee” par Daniel Pascot en reprise de la présentation qu'il va donner à la JLL du 17 septembre. Sébastien diffuse l'info.

10 - prochain CA : Sébastien envoie un framadate. A l'ordre du jour, programmation des ateliers des autres samedi d'octobre.